Location, menu e intrattenimento non sono le prime tre cose da decidere quando si organizza un evento aziendale di Natale.
Prima viene una domanda molto più importante: perché lo stiamo organizzando?
Ringraziare i collaboratori, riunire team che durante l’anno lavorano separatamente, celebrare un risultato, incontrare clienti e partner o rafforzare determinate relazioni sono obiettivi diversi.
E dovrebbero portare a eventi diversi.
Per questo organizzare una cena aziendale di Natale o un Christmas party efficace significa partire dall’obiettivo e costruire intorno a quello tutto il resto: invitati, budget, format, location ed esperienza.
Prima del cosa facciamo?, viene il cosa vogliamo ottenere?
Un evento di Natale rivolto ai collaboratori può essere un momento di ringraziamento, condivisione o relazione tra team.
Un evento dedicato a clienti e partner avrà invece dinamiche differenti: accoglienza, networking e qualità delle relazioni assumono un peso maggiore.
L’obiettivo non deve rimanere una frase nel briefing. Deve guidare le decisioni successive.
Cinquanta collaboratori non sono cinquanta clienti.
Un evento con accompagnatori o famiglie non è uguale a una serata esclusivamente professionale.
Prima di scegliere il format dell’evento di Natale, bisogna conoscere il pubblico: numero degli ospiti, profilo, provenienza, eventuali accompagnatori, esigenze alimentari, accessibilità e modalità di spostamento.
Anche la migliore idea può funzionare male se non è stata progettata per le persone che dovranno viverla.
Il budget di un evento aziendale non riguarda soltanto location e catering.
Può comprendere allestimenti, tecnica audio-video e luci, entertainment, personale, trasporti, sicurezza, comunicazione, cadeau e altri servizi legati all’esperienza.
Definire il budget all’inizio permette di capire dove concentrare l’investimento ed evita di costruire un concept che dovrà essere ridimensionato quando il progetto è già avanzato.
Cena placée, standing dinner, experience, spettacolo, attività partecipativa o una combinazione di più momenti?
Non esiste un format natalizio aziendale migliore in assoluto.
Esiste quello più coerente con obiettivo, ospiti e budget, è per questo che scegliere immediatamente una location può diventare un limite: lo spazio dovrebbe supportare l’esperienza che vogliamo costruire, non obbligarci successivamente ad adattare l’evento a ciò che consente.
Prima il concept. Poi lo spazio capace di ospitarlo.
Un evento non è soltanto la somma delle attività previste, è anche il modo in cui vengono vissute.
Arrivo degli ospiti, accoglienza, aperitivo, eventuali speech, cena, entertainment e conclusione devono avere un ritmo coerente. Tempi morti troppo lunghi, interventi interminabili o attività inserite senza una vera funzione possono cambiare completamente la percezione della serata.
La progettazione dell’esperienza comprende quindi anche il flow dell’evento, non soltanto ciò che appare nel programma.
Prima possibile, soprattutto quando data e location hanno caratteristiche precise.
Novembre e dicembre concentrano molte cene aziendali ed eventi corporate, quindi disponibilità di spazi e fornitori può ridursi progressivamente.
Ma iniziare per tempo non serve soltanto a “bloccare la location”.
Permette di lavorare meglio su concept, produzione, inviti, logistica ed esperienza degli ospiti. La tempistica corretta dipende dalla complessità dell’evento: una cena semplice e un progetto completamente personalizzato non richiedono lo stesso lavoro.
Il Christmas party termina quando l’ultimo ospite se ne va?
Operativamente sì.
Strategicamente, non necessariamente.
Un evento per i collaboratori può lasciare un momento condiviso e rafforzare relazioni interne.
Un appuntamento dedicato ai clienti può creare occasioni di contatto da sviluppare successivamente.
Foto, contenuti e follow-up possono inoltre prolungare l’esperienza oltre la singola serata, quando sono coerenti con l’obiettivo.
Per questo anche un evento aziendale di Natale dovrebbe essere considerato parte della relazione dell’azienda con le proprie persone, non semplicemente una voce nel calendario di dicembre.
Non dalla ricerca della location più bella e nemmeno dall’idea più spettacolare.
Per organizzare un evento aziendale di Natale efficace, il percorso dovrebbe essere:
OBIETTIVO → PUBBLICO → BUDGET → CONCEPT → LOCATION → PRODUZIONE → FOLLOW-UP
La domanda da fare all’inizio rimane quindi molto semplice: “Cosa vogliamo che le persone portino con sé dopo questo evento?”
Quando la risposta è chiara, anche tutte le altre decisioni diventano molto più precise.