Eventi annullati: come comportarsi con pubblico, clienti e fornitori
In questo particolare momento di caos, le principali domande che sto ricevendo dai miei clienti, giustamente preoccupati per la cancellazione/posticipazione dei propri eventi, sono relative al come comportarsi riguardo alle persone in essi coinvolte.
Se infatti gli eventi di forza maggiore non lasciano alcun margine decisionale sul “fare o non fare” l’evento, quelle che sono le ripercussioni interpersonali dal punto di vista professionale sia di rapporto con i collaboratori e ancor di più di rapporto con il pubblico sono quelle che al momento iniziano a preoccupare di più.A tal proposito ti dico la mia su cosa fare in un momento del genere, distinguendo caso per caso.
Il tuo evento viene annullato perché non replicabile in altra data
Iniziamo dal caso più “umanamente” difficile da gestire: hai promesso qualcosa che realmente sarai impossibilitato a dare, e non per colpa tua ma per circostanze indipendenti dalla tua volontà.
Nei fatti, trovi qui già una risposta chiara: questo è uno dei rarissimi casi in cui a un’alzata di spalle e delle scuse sentite, non ti ritroverai contro una folla inferocita di persone arrabbiate.
In questo caso, quindi, la domanda non è “cosa fare” ma “come farlo”.
Il mio consiglio è quello di stupire, mandando una lettera cartacea e scritta a mano per comunicare l’annullamento dell’evento: mai come in questi momenti, paradossalmente, le persone sono “affamate” di vicinanza, e la carta stampata rivela un riguardo e un’attenzione particolare che una mail non trasmetterebbe.
Condividere con i tuoi clienti e collaboratori il dispiacere vero per ciò che sta accadendo, creerà empatia con loro e annullerà il fastidio nell’aver disatteso le aspettative che avevi creato. Ti consiglio dunque in questa occasione di abbandonare ogni qualsivoglia atteggiamento istituzionale, e anzi, di raccontare per come puoi il dispiacere che state vivendo nella maniera più sincera possibile.
In momenti di crisi, la gente non vuol sentire parlare le aziende, ma le persone che le compongono, e il contatto umano di una lettera scritta a mano nel momento in cui tutti comunichiamo attraverso i media sarà sicuramente memorabile.
Inoltre, potresti corredare la lettera con lo stesso cadeau che avresti dato alla conclusione dell’evento, sarà un gesto molto apprezzato.
Il tuo evento viene posticipato, ma a data da destinarsi
Nel diverso scenario in cui un determinato evento, cancellato per effetto della situazione attuale, sia solo temporaneamente impossibile, e sia quindi riprogrammabile, il dialogo instaurato con i tuoi interlocutori deve mirare invece e a non perderli di vista.
In questo caso la tua azienda dovrà ricorrere a una strategia di comunicazione che miri a tenere alto l’interesse nei confronti del tuo evento posticipato, e tu dovrai impiegare risorse perché questo accada.
In questo caso va fatto uno studio ancora più specifico riguardo al target dell’evento e agli obiettivi dello stesso, rimodulando la strategia di comunicazione in modo che questi possano essere incrementati, mantenuti e raggiunti (quando sarà possibile).
Sempre seguendo la scia del riguardo particolare nei confronti dei tuoi invitati, uno dei modi in cui potresti rompere gli schemi che di questi tempi ci tengono incollati agli schermi, sarebbe quello di inviare un dossier cartaceo che tratti tematiche relative al tuo evento, in modo da dare, oltre alla comunicazione, anche un piacevole passatempo ai tuoi invitati.
Questi sono solo alcuni spunti di azioni possibili, ma alla creatività non c’è mai fine!
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